Episode 1/3
Devenir ingénieur de réunion ?
J’ai rencontré Mathurin dans une courte formation que j’ai animée sur le pitch entrepreneurial.
Il est venu me rencontrer à la fin de la formation pour me demander si j’avais des astuces sur l’animation de réunion. Je l’ai questionné sur les problématiques qu’il rencontrait et nous avons convenu d’une série de séances de formation-coaching. L’objectif serait de l’outiller sur des modalités et techniques de réunion et de garantir l’installation de ces outils dans sa pratique.
On a toujours fait comme ça …
Lorsque nous avons exploré la situation présente de Mathurin, ce qui revenait le plus souvent dans son discours, c’est une sorte d’impossibilité de changer les habitudes. Il pensait impossible de changer le format ou la fréquence des réunions. La réponse donnée était qu’ « on a toujours fait comme ça ».
Et c’est une constante dans l’accompagnement au changement : on croit qu’il est nécessaire d’être fidèle à une habitude souvent peu efficace mais à laquelle il serait sacrilège de déroger !
Habitus plus qu’habitude, au sens où l’entend la sociologie (Norbert Elias par exemple). Mathurin portait l’empreinte d’un inconscient collectif professionnel dans lequel, pour être sérieux, il faut tenir des réunions d’au-moins 2 heures tous les 15 jours. C’est cela que nous allions vigoureusement interroger
Toujours plus du même, est-ce que ça marche ?
OK pour respecter les habitudes, mais est-ce que ça marche ? Evidemment non.
Y a-t-il un autre intérêt que celui du respect des habitudes à persévérer dans cette inefficacité ? Non.
Alors découvrons d’autres modalités. J’en retenais 4 que je présentais à Mathurin :
- la réunion de chantier, réunion convoquant un maximum des parties prenantes, réunion au caractère précieux pour faire le point sur le périmètre des actions de chacun.e et la faisabilité des coopérations. Durée conséquente (demi-journée ou plus).
- La réunion technique visant à élucider un point technique. Par « technique », nous incorporons la réponse à un problème ou la réalisation d’une partie d’un livrable. Là, la présence de tous est certainement la meilleure façon d’introduire de l’inertie ! Au contraire, les plus experts de la question ou une partie du groupe entier s’y attèlera avec minutie et efficacité. Durée de 1 à 2h, parfois 3h.
- La réunion d’avancement qui permet de faire un point rapide sur les avancées et les blocages. C’est le moment de planifier la suivante, selon les besoins, de programmer des réunions techniques pour lever les obstacles, etc. Durée de 1 à 2h. On s’arrête au plus tôt possible.
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Le stand-up meeting qui accompagne un style de management particulier, agile et souvent associé aux start-ups. Il s’agira de manière hebdomadaire (ou plus fréquemment) de faire un condensé des réunions de chantier et d’avancement pour rassembler toute une équipe autour des tâches à faire. Mobilisés autour d’un tableau Kanban (avancée des tâches « à faire »/« encours »/« achevées »), les collaborateurs partagent l’état d’avancement de leur partie. Si un obstacle apparaît, un temps de résolution (réunion technique) peut être programmé. Durée de 5 à 15 minutes. Les premières peuvent être plus longues pour installer la nouvelle modalité.
Zou ! On test !
Suite à la présentation des options, Mathurin se rend à l’évidence : ses réunions sont, par tradition, une suite de « réunions de chantier » et ne sont pas opérantes. Il décide alors d’un plan d’actions : il va commencer par les transformer en en orientant une sur deux en modalité « réunion d’avancement », plus courte. Pour cela, à la fin de chaque réunion, il instaurera un rituel de planification des tâches de chacun.
Mathurin est un coaché « artefact », compilation de femmes et d’hommes qui sont venus résoudre des blocages liés à la prise de parole avec des séances de coaching individuel.
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